Вдохновение перемен

Личная эффективность для счастливой жизни

Previous Entry Share Next Entry
Как правильно планировать рабочее время
evgenia_shato

Всем привет, дорогие друзья!

В прошлой статье мы начали разговор о планировании дел по времени.

И я обещала рассказать подробнее о планировании рабочего времени.

Неважно, работаете ли вы в офисе или дома, планирование рабочих дел вам нужно делать правильно. Иначе весь день проходит непродуктивно. Вы вроде бы всегда чем-то заняты, но не продвигаетесь к рабочим целям.

Job-Search-To-Do-List

Принцип планирования, о котором я расскажу сегодня, подходит, главным образом для работников офиса и бизнесменов. Если вы работаете кондуктором трамвая или рабочим конвейера, данный принцип вам не подойдет.

Итак, лучше всего планировать рабочее время не списком дел на сегодня, а рабочими блоками. Рабочий блок – это несколько часов, посвященных одному типу дел, обычно строго привязанный ко времени. Хорошая длительность рабочего блока – 2 часа. Но могут быть и рабочие блоки длительностью 1 час, если ваша работа предполагает частые переключения и отвлечения. В зависимости от специфики вашей работы,  в  течение дня у вас может быть 2-4 рабочих блока по 2 часа, или 4 рабочих блока по 1 часу, или, если вы работаете дома и сильно загружены домашними делами, например, 2 рабочих блока по 1 часу. Между рабочими блоками вы можете делать перерывы, посвященные другим делам.

Например, стандартный рабочий день с 8 до 5 вечера может выглядеть так:

8.00-10.00 – рабочий блок «Работа с базой клиентов»

10.00-12.00 – рабочий блок «Звонки»

12.00-13.00 – обед

13.00-15.00 – рабочий блок «Звонки»

15.00-16.30 – рабочий блок «Отчеты и совещания»

16.30-17.00 – подведение итогов дня, план на завтра

Для выделения блоков вам нужно понять, какие типовые дела у вас присутствуют каждый день и в каких количествах. Например, вы заранее продумываете и решаете, что 2 часа в день вы хотели бы посвящать звонкам клиентам, 2 часа в день стратегическим планам и проектам, 2 часа в день самообучению и планированию и 1 час в день рекламе. Значит, именно такие рабочие блоки должны быть выделены в вашем рабочем дне. Если у вас часто накапливается «текучка», дела от начальства, письма, которые требуют ответа, выделите на это необходимое время в рабочих блоках. Вы можете их так и назвать: рабочий блок «Текучка» или блок «Разбор входящих бумаг и писем».

Далее, после того как вы выделили и назвали рабочие блоки на каждый день, продумали, к какому времени  вам будет удобнее их привязать, вечером  предыдущего дня вы можете наполнять их делами. Напишите, что конкретно вы будете делать, например, во время рабочего блока «Реклама». Запланируйте дела по времени, чтобы как раз уложиться в рабочий блок.

Имейте в виду, что каждый час вам нужно отдыхать не менее 10 минут. Отдых должен быть связан с переключением на другой вид деятельности. Допустим, 50 минут вы вносите данные в базу клиентов, а 10 минут вы идете на другой этаж дать распоряжение коллегам. Или 50 минут делаете звонки, а 10 минут разбираете накопившиеся бумаги по папкам. Если у вас есть возможность, в 10 минут отдыха вы можете также пройтись куда-нибудь или выпить чаю. После 10 минутного отдыха-переключения вы снова можете приступать к работе. Так ваша продуктивность в течение дня будет всегда оставаться высокой.

Чем хорош принцип планирования рабочего дня блоками?

1. Каждый день вы успеваете заняться не только «текучкой», но и стратегически важными делами(планированием, рекламой, обучением). А также каждый день имеете возможность сдвинуть немного с места крупные, длительные дела.

2. Вы настраиваете себя поработать без отвлечений в течение длительного времени, и имеете возможность сконцентрироваться на 1 типе задач. Если вы возьметесь и будете 2 часа заниматься только написанием отчета, то вы имеете шанс написать его полностью. В то время как если вы в течение дня то и дело пытаетесь взяться за отчет, но вас что-то отвлекает, вы можете за день не написать и половину его.

3. За 1-2 часа можно закончить полностью выполнение какой-то задачи, а значит, вы успели не только «поделать» какое-то дело, но и полностью сделать его и получить результат. Это очень вдохновляет и радует вас, когда вы оцениваете результаты дня.

И еще один нюанс: если ваша работа связана с постоянными отвлечениями (вас в любую минуту могут дернуть коллеги, начальство или же вы занимаетесь дома с ребенком, поведение которого не предсказуемо), планируйте рабочие блоки реже и делайте их мельче. Вы даже можете не привязывать их ко времени. Вы просто планируете себе: в течение дня у меня должен быть блок длительностью 1 час на стратегическое планирование, блок 1 час на работу с новыми клиентами и блок 1 час на отчетность. А в остальное время вы можете заниматься теми делами, которые возникают по ходу дня.

Тем не менее, сразу оговорюсь, чем больше рабочего времени зарезервировано у вас в четкие рабочие блоки, тем   более продуктивным будет ваш день.


Buy for 10 tokens
Радостно жить сегодняшним днем, не перегружая себя планами и не перенапрягаясь, или четко продумать свою жизнь, писать планы и каждый день упорно идти к целям... Что выбираете вы? ⠀ Есть путь, который совмещает оба подхода: спланировать лучшую жизнь, а потом радостно жить сегодняшним днем,…

  • 1
Только оценила пользу от рабочих блоков в планировании по времени - как прочитала твою новую статью, им конкретно посвященную)
Метод блоков отлично работает, особенно последняя фраза: действительно, как только стала выделять на эти блоки вместо 3х обязательных часов 5-6, то продуктивность стала выше. Единственное, если был долгий перерыв в работе (отпуск, болезнь или просто перерыв), то нагрузку можно увеличивать постепенно, не сразу планировать все 6 часов, а начинать с 3 или даже с 2. Мне очень помогает такая постепенная нагрузка - как в спорте, постепенно увеличивать вес и интенсивность. Особенно если задачи не такие, что прямо летишь и бежишь их делать на вдохновении, а из категории "надо".

Да, все так, спасибо, что делишься!

Работа по блокам с отведенным временем вещь хорошая, но и как любая другая технология тайм-менеджмента, она не подходит для абсолютно всех офисников. На мой взгляд эта технология хороша для менеджеров, продажников, программистов и т.п., мне, как управленцу, работающему с подчиненными, сложно заниматься работой, не отвлекаясь, поэтому только некоторые моменты намотала на ус

Да, подходит не для всех. Но для управленцев можно взять некоторые моменты. Я сама управляла небольшой фирмой с десятком сотрудников в офисе и сотней вне офиса 13 лет. Если не планировать день блоками, можно полностью перейти в режим реагировать на запросы сотрудников, а это реактивная работа против проактивной. Разработать новую форму отчетности, мотивации, подумать над собственными стратегическими планами в такой ситуация бывает некогда. Поэтому и здесь нужно отводить блок на стратегию, блок (пусть небольшой) на собственное развитие, а основные блоки, конечно же, посвятить людям. Но и их можно упорядочить. Отчетность - с утра, вопросы финансов - после обеда и т.д.

Надеюсь, что-то полезное у вас все-таки получится применить в рамках этого подхода.

Спасибо большое за разъяснение :)

Такая же херня как и планирование трат...

Ну если у вас это не работает, это не значит, что это херня:).

Вы прям как моя жена...Ты не планируешь хотя 20летвармиипрослужил, сегодня так, завтра эдак, носки приплетает...
Правда на вопрос почему я зарабатываю в 10 раз больше заводит шарманку про гендерный беспредел в стране и прочую нелегкую женскую долю

Ну если у вас и так все в порядке, вам планирование не нужно, согласна.

И всё? А подискутировать...

:), не вижу темы для дискуссии.

Да ладно...Попытайтесь, например, меня убедить в необходимости планировать, особенно в условиях постоянно меняющихся вводных

У меня нет цели кого-то убеждать.

Печально...как будете готовы - свисните

Если по работе ничего делать не надо, то можно конечно и блоками. Но когда ситуация резко меняется, то пользы от такого метода не очень много. Например на производстве происходит мелкая авария - и нужно перекраивать планы даже не на день, а на пару недель.

Согласна. Но такой метод помогает в том числе уменьшить количество разных форс-мажоров, потому что помогает действовать проактивно.

Чуть менее, чем никак. Вот сижу я, отчет заполняю, а у меня тем временем на блоке рвет паровую линию. Вот тогда и начинается проактивность. :)

Когда рвет паровую линию, нужно неспеша отложить отчет в сторону и достать (деловито, с достоинством) свой органайзер и посмотреть, что там заланировано на этот случай...

Да, производство дело такое, непредсказуемое.

Соглашусь с автором - блоками дробить день продуктивно. К тому же срабатывает мобилизация сил и четкий фокус на задачи блока, потому что ты знаешь, что на это выделено определенное время. А планирование или наполнение вечером завтрашнего блока, позволяет спокойно все вспомнить, без суеты рабочего дня.

А в какой из блоков входит пилка ногтей, листание глянца, задушевный разговор по телефону с подругой у которой ОООгромное несчастье и питие кофейку...?

Планирую не блоками а делами , и если в течении дня выполнил 6 дел это замечательно ( звонки по телефону и болтовня в дела не входят )
Например
- работа с документацией, (документы ,письма, перечисления средств ит)
- проведение собеседований
-Проверка подчинённых
обед
Работа с клиентами
составление и проверка заказов
поиск поставщиков
отбор представленных образцов для заказа
планирование важных дел на следующий день


  • 1
?

Log in

No account? Create an account