?

Log in

No account? Create an account

Вдохновение перемен

Личная эффективность для счастливой жизни

Entries by category: образование

Как правильно планировать рабочее время
evgenia_shato

Всем привет, дорогие друзья!

В прошлой статье мы начали разговор о планировании дел по времени.

И я обещала рассказать подробнее о планировании рабочего времени.

Неважно, работаете ли вы в офисе или дома, планирование рабочих дел вам нужно делать правильно. Иначе весь день проходит непродуктивно. Вы вроде бы всегда чем-то заняты, но не продвигаетесь к рабочим целям.

Job-Search-To-Do-List

Принцип планирования, о котором я расскажу сегодня, подходит, главным образом для работников офиса и бизнесменов. Если вы работаете кондуктором трамвая или рабочим конвейера, данный принцип вам не подойдет.

Итак, лучше всего планировать рабочее время не списком дел на сегодня, а рабочими блоками. Рабочий блок – это несколько часов, посвященных одному типу дел, обычно строго привязанный ко времени. Хорошая длительность рабочего блока – 2 часа. Но могут быть и рабочие блоки длительностью 1 час, если ваша работа предполагает частые переключения и отвлечения. В зависимости от специфики вашей работы,  в  течение дня у вас может быть 2-4 рабочих блока по 2 часа, или 4 рабочих блока по 1 часу, или, если вы работаете дома и сильно загружены домашними делами, например, 2 рабочих блока по 1 часу. Между рабочими блоками вы можете делать перерывы, посвященные другим делам.

Например, стандартный рабочий день с 8 до 5 вечера может выглядеть так:

8.00-10.00 – рабочий блок «Работа с базой клиентов»

10.00-12.00 – рабочий блок «Звонки»

12.00-13.00 – обед

13.00-15.00 – рабочий блок «Звонки»

15.00-16.30 – рабочий блок «Отчеты и совещания»

16.30-17.00 – подведение итогов дня, план на завтра

Для выделения блоков вам нужно понять, какие типовые дела у вас присутствуют каждый день и в каких количествах. Например, вы заранее продумываете и решаете, что 2 часа в день вы хотели бы посвящать звонкам клиентам, 2 часа в день стратегическим планам и проектам, 2 часа в день самообучению и планированию и 1 час в день рекламе. Значит, именно такие рабочие блоки должны быть выделены в вашем рабочем дне. Если у вас часто накапливается «текучка», дела от начальства, письма, которые требуют ответа, выделите на это необходимое время в рабочих блоках. Вы можете их так и назвать: рабочий блок «Текучка» или блок «Разбор входящих бумаг и писем».

Далее, после того как вы выделили и назвали рабочие блоки на каждый день, продумали, к какому времени  вам будет удобнее их привязать, вечером  предыдущего дня вы можете наполнять их делами. Напишите, что конкретно вы будете делать, например, во время рабочего блока «Реклама». Запланируйте дела по времени, чтобы как раз уложиться в рабочий блок.

Имейте в виду, что каждый час вам нужно отдыхать не менее 10 минут. Отдых должен быть связан с переключением на другой вид деятельности. Допустим, 50 минут вы вносите данные в базу клиентов, а 10 минут вы идете на другой этаж дать распоряжение коллегам. Или 50 минут делаете звонки, а 10 минут разбираете накопившиеся бумаги по папкам. Если у вас есть возможность, в 10 минут отдыха вы можете также пройтись куда-нибудь или выпить чаю. После 10 минутного отдыха-переключения вы снова можете приступать к работе. Так ваша продуктивность в течение дня будет всегда оставаться высокой.

Чем хорош принцип планирования рабочего дня блоками?

1. Каждый день вы успеваете заняться не только «текучкой», но и стратегически важными делами(планированием, рекламой, обучением). А также каждый день имеете возможность сдвинуть немного с места крупные, длительные дела.

2. Вы настраиваете себя поработать без отвлечений в течение длительного времени, и имеете возможность сконцентрироваться на 1 типе задач. Если вы возьметесь и будете 2 часа заниматься только написанием отчета, то вы имеете шанс написать его полностью. В то время как если вы в течение дня то и дело пытаетесь взяться за отчет, но вас что-то отвлекает, вы можете за день не написать и половину его.

3. За 1-2 часа можно закончить полностью выполнение какой-то задачи, а значит, вы успели не только «поделать» какое-то дело, но и полностью сделать его и получить результат. Это очень вдохновляет и радует вас, когда вы оцениваете результаты дня.

И еще один нюанс: если ваша работа связана с постоянными отвлечениями (вас в любую минуту могут дернуть коллеги, начальство или же вы занимаетесь дома с ребенком, поведение которого не предсказуемо), планируйте рабочие блоки реже и делайте их мельче. Вы даже можете не привязывать их ко времени. Вы просто планируете себе: в течение дня у меня должен быть блок длительностью 1 час на стратегическое планирование, блок 1 час на работу с новыми клиентами и блок 1 час на отчетность. А в остальное время вы можете заниматься теми делами, которые возникают по ходу дня.

Тем не менее, сразу оговорюсь, чем больше рабочего времени зарезервировано у вас в четкие рабочие блоки, тем   более продуктивным будет ваш день.


Buy for 10 tokens
Buy promo for minimal price.

Мой дневник целей
evgenia_shato
Привет, солнышки мои! Я вообще фанат достижения целей, прямо сильно это дело люблю. И хочу поделиться сегодня про дневник целей, тот вариант, который я веду сейчас.

Вообще я такие дневники веду уже лет 20 примерно, и раньше я писала так: цель - план достижения цели - план на месяц – неделю - день. То есть разбивала весь путь на кусочки и должна была каждый день свой кусочек выполнить, и в дневнике цели отчитаться сама себе. Сделала или нет, если нет, то почему? Такая строгая учительница самой себе была.
Временами мне это ужасно надоедало. А кому охота вечно краснеть перед собой и оправдываться, почему не сделала то и это. А не выполняла дневной план по цели по разным причинам. В основном из-за ее неправильной постановки, как оказалось.

Сейчас у меня к целям и Дневнику Целей совершенно иной подход. Я регулярно веду дневник, пишу сверху дату и переписываю свою цель. А дальше пишу то важное, что есть в моей голове сегодня по поводу этой цели.

Это может быть идея о том, как к ней прийти, идея о том, что сделать сегодня, какое-то осознание или мысль о том, зачем мне эта цель нужна и что за ней скрывается. И это получается не отчет перед самой собой, а такой постоянный диалог, направленный на познание себя через эту цель: зачем она, что я имела в виду, почему мне это важно и как к этому прийти.

Результаты, я вам скажу, наикрутейшие:
1. Нет сопротивления к такой работе с целями. Ведь и напрягов-обязаловки тоже нет, я ничего не требую от себя.

2. Очень любопытно заглядывать внутрь себя и каждый раз видеть что-то новое. Я так много не осознаю о себе, оказывается!

3. Это получается что-то вроде медитации: время для соприкосновения с глубиной своего я. Очень ценное время!

Похожий, но более сложный подход предлагает Армен Петросян в своей Стодневке. А у меня все в разы проще!

❓ А вы ведете какие-то записи по целям, как регулярно, что пишите и куда, поделитесь, плиз!